があるとビジネスメールの違いを徹底解説！ケース別の使い分けとマナーで伝わるメール作成術

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がある　ビジネスメール　違いとは？

「がある」という表現は、物事の存在や状況の有無を伝える基本的な言い方です。日常会話では自然に使われますが、ビジネスメールでは相手に失礼にならないよう、丁寧さと配慮をともに示すために、語尾の形や敬語の使い方を変えてニュアンスを調整します。丁寧さを保つには、動詞の形を変えたり、語尾を整えたりする工夫が役立ちます。たとえば、存在だけを伝えるときには「〜がある」と直接的に言いますが、謙譲や丁寧さを出したい場合には「〜がございます」「〜がございませんでした」などの表現を選ぶと良い印象になります。

また、があるの使い方には場面によるニュアンスの差があります。遅延の連絡や事情の説明をする際には、ただ事実を並べるだけでなく、原因や影響を添えると理解が深まります。報告のメールでは、結論を先に示してからがあるという情報の理由を説明する順序が読み手の負担を減らします。さらに、件名の書き方にも気をつけると効果的です。件名は受け手がすぐに要点をつかめるよう、数語でがある情報の要点を挟むのがコツです。

このコラムでは、実務でよく出会う場面を例に、があるをどう使い分けると伝わりやすくなるかを順を追って解説します。伝わることと丁寧さの両立が最も大切です。

使い分けの基本

ビジネスメールでは、相手との距離感を想定して「がある」という表現を前後関係でコントロールします。丁寧な表現を使う場面では「〜があると伺いました」「〜があるとのことです」というように敬語のレベルを上げます。対して、同僚や部内のカジュアルな場面では「〜があるんだけど」「〜があるらしい」といった表現を使い分けることもありますが、公式文書やお客様への連絡では、客観性と事実の明示を最優先にします。例として、納期遅延を伝える場合には「納期に遅れがあるため、対応案を提案します」という表現が適切です。ここでは、遅延の事実と対応策を分けて示すことで、相手に混乱を与えず、信頼を保つことができます。

さらに、数値や日付の表現では、正確さが不可欠です。日付の書き方ひとつで意味が変わることがあるため、年・月・日を揃え、単位を明確に記入します。見出しや本文の長さにも気をつけ、読みやすさを優先しましょう。

このセクションの要点は、伝わることと丁寧さのバランスを崩さないことです。がある情報を伝える際は、要点を先に示し、背景や根拠を後で付け足す構成が読み手の理解を助けます。件名を工夫して要点を一目でつかめるようにすることも、受け手の負担を減らす基本技術です。

実践のポイントと使い分けのコツ

以下では、実務でよく直面する場面を想定して、があるをどう使い分けると伝わりやすくなるかを具体的に解説します。

・事実の提示と提案を分ける。まず事実として何があるのかを冷静に伝え、次に必要な対応を明確にします。例として、遅延の連絡なら遅延の事実を先に伝え、対応案を後で提示する構成です。

・簡潔さと丁寧さのバランス。長い文を避け、要点だけを先に述べ、補足は本文の後に添えると読みやすさが格段に高まります。

・依頼の仕方。結論→理由→提案の順で並べ、結びに丁寧な一言を添えると、相手に行動を促しやすくなります。最後に、適切な締めの言葉を使い、感謝の気持ちを伝えることが信頼につながります。これらのコツを押さえると、がある情報が伝わるだけでなく、相手の反応を引き出すメールを作成できるようになります。

• 事実の提示と提案を分ける まず事実として何があるのかを冷静に伝え、次に必要な対応を明確にします。納期遅延なら遅延の事実を先に伝え、対応案を後で提示します。

• 簡潔さと丁寧さのバランス 短い文を基本に要点だけを述べ、補足は後半に置くと読み手の理解が深まります。

• 依頼の仕方 結論→理由→提案の順で並べ、結びに丁寧な一言を添えます。

• 締めの言葉を適切に使い、相手の負担を減らすことを心がけます。

この実践を重ねると、がある情報を的確に伝えつつ、相手の行動を促すメールを作成できるようになります。文章を短く保つ練習と、丁寧さを崩さない表現の両方を日々意識してください。

ピックアップ解説

この話を友だちとしたとき、がある の使い分けが相手の受け取り方に与える影響の大きさに気づきました。ある人は事実をストレートに伝える方が信頼につながると主張し、別の人は丁寧さを最優先にして相手の気持ちを害さない表現を選ぶべきだと言います。実際には場の雰囲気と目的次第で、どちらが適しているかが決まります。私はこの点を雑談風に紹介し、日常のメールにも応用できるささやかなコツをいくつか深掘りします。がある表現は伝え方次第で印象を大きく変えるのだという気づきが、メール作成の楽しさにもつながりました。

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