在職証明書と就労証明書の違いを徹底解説 いつどっちを使うべきか

---

在職証明書と就労証明書の基本的な違い

このふたつの書類は日常生活のさまざまな場面で使われますが、名前だけを見ると似ているようで実は目的や使われる場面が少し異なります。在職証明書は「現在もその会社で働いていること」を公式に証明する書類として使われることが多いです。就労証明書は「働いている事実と収入の一部を含む情報」を含むことがあり、金融機関や行政の手続きで提出を求められるケースが多くなります。どちらも発行元は雇用主ですが、提出先の求める情報の違いによって、記載項目や形式が異なることがあります。

要点としては、在職証明書は現在の雇用状態の継続性を重視する用途が多く、就労証明書は就労に関する具体的な情報を含むことで経済的な信頼性を示す用途が多い点です。用途によって適切な書類を選ぶことが大切で、提出前には必ず提出先に必要な情報を確認することをおすすめします。

この章の結論は、名前の違いだけでなく、使われる場面と記載される情報の違いに注目することです。後の章で具体的な記載項目の違いと使い分けのコツを詳しく見ていきます。

在職証明書とは何か

在職証明書は、現在もその会社で働いていることを公式に証明する公的文書の一種です。発行は主に雇用主である会社が行い、レターヘッド形式で作成されることが一般的です。記載される内容は、氏名、所属部署、役職、雇用形態、在籍開始日、現在の勤務状況、場合によっては勤務形態の変化履歴などです。

この証明書は、賃貸契約の審査、留学やビザ申請、奨学金の申請、金融機関でのローン審査、公共料金の支払い条件の見直しなど、幅広い場面で求められることがあります。

重要なのは「雇用の継続性」を裏付ける情報が中心になる点です。自営業者や派遣労働者の場合には適用外になることもあり、その場合は別の証明書が必要になることがあります。したがって 就業形態の安定性 や 在籍期間の長さ など、審査側が知りたいポイントを事前に確認しておくとスムーズです。

また発行までの期間も企業によって異なり、急ぐ場合には人事部門へ事前連絡をして「発行可能な期日」を確認しておくと安心です。

就労証明書とは何か

就労証明書は、就労状況と収入情報を含むことが多い証明書です。名称が示すとおり「就労している事実」を中心に、場合によっては給与額や労働時間、勤務形態（正社員・契約社員・アルバイトなど）といった情報が併記されます。発行元は基本的に雇用主であり、発行目的は金融機関のローン審査や公共機関の申請、住宅の契約審査、教育機関の奨学金審査など多岐にわたります。

特に金融機関では、安定した収入の証明が重視されるため、給与額の記載がある場合とない場合とで提出先の対応が異なることがあります。雇用形態が非正規の場合でも、収入の証明が重要視されるケースがあり、その場合には就労証明書と一緒に収入を裏付ける他の書類を求められることもあります。

ここで覚えておきたいのは、就労証明書は「働いている事実」と「どの程度の収入があるのか」という情報がセットで示されることが多い点です。提出先によっては、収入の額を示さず「年収目安」程度の表現を用いる場合もあるため、提出先の要求をよく確認することが重要です。

実務上の違いと使い分け

実務上の使い分けは目的と提出先の要件に大きく左右されます。以下のようなポイントを押さえると、迷わず適切な書類を選べます。

使い分けの基本としては、まず提出先が「現在の雇用状態の継続性」を重視するのか、それとも「就労に伴う経済的な証明」を重視するのかを確認します。もしビザ申請や賃貸契約など、現在の就労状況を詳しく示す必要がある場合には 在職証明書 を選ぶのが無難です。

一方で、金融機関のローン審査や公共の手続きで「収入の安定性」や「就労形態」が重要になる場合には 就労証明書 の要件に合わせて記載項目が変わることがあります。

実務上のコツは、書類を交付してくれる人事担当者や窓口担当者に、提出先の正式な要件を必ず確認することです。要求事項が不明確な場合には、書類のフォーマットを指定してもらうか、必要な記載項目を箇条書きで示してもらうとよいでしょう。

最後に、どちらの書類も原本の正確さが大切です。氏名の綴り、部署名、役職名、在籍期間、就労形態などの表記は、公式文書としての信頼性を保つために正確に記載されていなければなりません。必要であれば発行前に校正してもらい、提出前には再度内容を確認することをおすすめします。

表で見る違い

<table><th>種類主な用途発行元主な記載項目注意点在職証明書現在の雇用状態を確認する場面全般雇用主氏名、部署、役職、雇用形態、在籍開始日、在籍状況、場合により給与の記載就業形態が安定していることを重視される場面に向く就労証明書就労状況と収入の証明が必要な場面雇用主氏名、就労形態、勤務期間、給与額または収入目安、勤務時間収入の証明が中心になるケースが多く給与情報の有無を確認されるtable>

実務での注意点と手続きの流れ

実務で書類を用意するときは、まず提出先の公式要件を確認します。提出先が指定する用紙形式や記載項目を満たすことが大前提です。次に、発行依頼の連絡をする際には、必要な記載項目を箇条書きで伝えると誤解が少なくなります。実際の発行は人事部門が多くの事例を扱いますので、発行までの期間は場合によって異なることを理解しておきましょう。

急ぎの場合には、依頼時に「何日までに必要か」を具体的に伝え、緊急対応が可能かどうかを確認します。

また、発行後には内容の最終確認を必ず行います。氏名の綴り・所属部署・職種・在籍期間などの表記に誤りがないか、また提出先が求める追加情報が別途必要かどうかをチェックします。

このような手順を踏むことで、提出後の審査が円滑に進み、思わぬ遅延を避けることができます。さらに、今後のキャリア設計を考える際には、どの証明書が自分の状況に最も適しているのかを見極め、必要な時にすぐ対応できる準備をしておくと安心です。

まとめとポイント

本記事では 在職証明書 と 就労証明書 の違いと使い分けを解説しました。要点をもう一度整理すると、在職証明書 は現在の雇用状態の継続性を示すことが多く、就労証明書 は就労状況と収入に関する情報を含むことが多い点です。提出先の要件を事前に確認し、必要な情報を正確に記載してもらうことが最も大切です。また、急ぎの場面には発行スケジュールの交渉を忘れずに行いましょう。この記事を読む中学生のみなさんにも、社会の中でよく使われる書類の基本を理解してほしいと思います。終わりに、緊急時にも対応できるよう、就労関係の書類はデジタル化の流れを見ながら安全に保管しておくと良いでしょう。

ピックアップ解説

友だちとの雑談風に言えば、就労証明書は

---