実費と経費の違いを徹底解説！知らないと損するポイントと実務での使い分け

---

実費と経費の基本的な違いを押さえよう

実費と経費の違いは、日常の買い物やビジネスの会計でよく出てくる言葉ですが、意味を正しく理解していないと後で混乱してしまいます。実費は実際にあなたが支払ったお金そのものを指します。つまり“領収書がある支出だけが実費として認められる”という考え方です。これに対して経費は、“事業を進めるうえで必要だと会社や税務が認めた費用”の総称で、支払った額自体がそのまま認められるとは限りません。例えば出張時の交通費を全額実費として扱うか、あるいは会社の規程に従って上限が設定された経費として計上するかといった判断が必要です。個人で買う物でも、仕事に使う道具であれば経費として計上できるケースがありますが、使途が業務のためと証明できるかどうかが大きな分かれ道です。

この違いを理解しておくと、後で「どちらで処理すべきだったのか」と悩む時間が減ります。日常の買い物と業務での出費を区別する軸を持つことが、良い会計の第一歩です。

さらに、実務での適用を想定して覚えておくべきポイントとして、領収書の有無、用途、支払先、日付の記録が基本になります。これらを整理しておけば、会計ソフトへの入力時にもスムーズに作業できます。

下の表は実費と経費の三つのポイントをコンパクトに比較したものです。

e>項目実費経費定義実際の支払額事業上必要と認められる費用証拠領収書・レシート規程・領収書・申請書類会計処理現金出納・科目分類費用科目の計上・資産計上の可否

実務での使い分けと注意点

企業での会計作業では、実費と経費の区別を正しくつけることが信頼性の基本です。まず領収書の保管が前提です。領収書があるかどうかで実費扱いになるか経費扱いになるかが変わるため、日付・用途・支払先の記録をしっかり残すことが大切です。次に、社内ルールを理解すること。会社ごとに経費のカテゴリ分けや申請方法が異なるため、出張費、交際費、消耗品費などの科目を正しく使い分ける必要があります。最後に税務上の影響。実費は現金主義で処理されやすい一方、経費として計上する際には税務上の上限や控除の適用が絡んできます。これらを混同すると、後で修正申告が必要になることもあるので、
最初から丁寧に分類する癖をつけましょう。

ピックアップ解説

友達A「実費って結局何？出張の昼飯、レシートが全部実費になるの？」友達B「そんなに単純じゃないよ。実費は“実際に払った金額”を指すけれど、税務上は“領収書が根拠”という条件がつく。経費として計上するには用途と業務関連性を証明し、社内ルールに沿って申請する必要がある。結局、実費は本人の支出の実額、経費は会社の規程と税法の枠内で認められる費用、という大枠を覚えておくのがコツだね。

---