学籍簿と指導要録の違いをわかりやすく解説！学校で使われる2つの記録の正体

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学籍簿と指導要録の違いを徹底解説：中学生にもわかる基礎講座

ここでは、まず学籍簿と指導要録の基本的な役割を、専門用語を使わずにやさしく説明します。学籍簿は「在籍する人の正式な名簿」で、名前・生年月日・所属クラス・入学日といった情報が中心です。これらの情報は学校が公式に管理し、卒業後も必要に応じて引き継がれます。

一方、指導要録は「指導や成績の記録」を指し、出欠・成績・生活態度・進路指導など、授業以外の教育に関する情報を含むことが多いです。

この2つは別個の記録として扱われ、目的が異なるため、見つけ方も使い方も違います。

ここからは「目的と使われ方」の違いを詳しく見ていきます。学籍簿は出欠ではなく、在籍資格を証明するための公式な資料です。これに対して、指導要録は授業以外の情報も含む教育上の資料で、進路指導や懇談時にも参照されます。

つまり、学籍簿は“誰がその学校にいるか”を示す公的な名簿、指導要録は“学生の成長や課題をどう支援するか”を示す教育の記録と言えます。

保管や閲覧の範囲も違います。学籍簿は校務として長期に保存され、学校と教育委員会が管理することが多いです。指導要録は個人情報を含むため、閲覧には制限があり、原則として学校の教師や関係者のみが閲覧します。

制度の変化で呼び方や扱いが地域により多少異なることもあるので、同じ学校でも年度ごとの取り扱いを確認するのが大切です。

e>観点学籍簿指導要録対象在籍する児童生徒の基本情報指導・教育上の記録を含む個人情報主な内容氏名・生年月日・学年・クラス・入学・在籍状況出欠・成績・生活態度・特記事項・進路指導用途在籍証明、卒業・進級の根拠教育計画・指導の振り返り・就学・就職支援更新頻度変更があったときに随時年度ごと・必要時に追加・修正閲覧・保管学校・教育委員会で保管、公開範囲限定権限ある教職員のみ閲覧、厳重に管理

実務での使い方と注意点

学校の現場では、学籍簿と指導要録は日々の運用に直結します。転校時には学籍簿の移管が必要で、在籍情報やクラス変更の記録を正確に引き継ぐことが大事です。三年生が就職や進路を考える際には、指導要録の内容が役立つことがあります。しかし、指導要録に含まれる情報の中には個人情報が多く、第三者にはすぐに見せるべきではありません。保護者の同意や学校の手続きが必要になる場面もあるのです。

進路指導の場面では、指導要録に書かれた情報をもとに先生と生徒が話し合い、適切な進路計画を作成します。

一方、学籍簿は卒業証明書の発行や成績確認の根拠として使われます。正確な記録があることで、転校先や次の学校で混乱が生じにくくなります。情報の取り扱いには「最小権限の原則」を意識して、必要な人だけがアクセスできるようにしましょう。

最後に、規則の変化にも敏感になることが大切です。制度は時代とともに変わることがあり、学校の方針や地域の教育委員会の指針で取り扱いが少し変わることがあります。不安があるときは、担任の先生や事務の担当者に直接確認するのが一番確実です。これらの点を押さえておけば、学籍簿と指導要録を混同せず、適切に活用できるようになります。

ピックアップ解説

ある放課後、友だちと雑談していて指導要録の話題になった。彼は『指導要録って何を指導するの？』と真顔で聞いてきた。私は答えた。『指導要録は授業の成績だけでなく、出欠・生活態度・家庭との連携・進路の希望などを後で振り返るための記録なんだ。だからこそ見る権限がある人だけがアクセスする仕組みになっているんだよ』その場の空気が和んだのを覚えている。

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