原本照合と原本証明の違いを徹底解説：現場での使い分けと注意点

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原本照合と原本証明の違いを理解するための基本ガイド

まず結論からいいますと、原本照合と原本証明は意味も役割も違います。

原本照合は「この原本とその写しが同じ内容か」を確認する作業です。内部の事務処理や提出資料の正確性を担保します。

一方で原本証明は「この原本が本物であり、写しが原本を正確に写している」という事実を第三者に対して公的に認証してもらう行為です。

この違いを理解して使い分けることが、書類を安全に提出するうえでとても重要です。

以下の章では、それぞれの意味と現場での実務的な使い分けを詳しく見ていきます。

原本照合とは何か

原本照合とは、原本とそれを写したコピーを並べて、文字や数字、署名の位置、押印の有無など細かい部分を一つずつ比べて一致を確認する作業です。

就職の提出書類で履歴書のコピーを用いる場合、原本の氏名や生年月日がコピーと同じかを確認します。

この作業は主に社内で行われ、形式的な正確さを保証するための第一歩です。

もし差異を見つけた場合は、修正の上再度照合するか原本を提示する必要があります。

原本照合は法的な効力を直接生み出さないことが多いですが、後のトラブルを避けるために非常に重要です。

原本証明とは何か

原本証明とは、原本の存在と正確さを公式に認証することです。

通常は公証人や公的機関、あるいは金融機関が行います。

この証明があると、第三者がその文書を公式に受け入れやすくなり、裁判や契約、ビザ申請などがスムーズになります。

原本証明には多くの場合、署名と押印、日付、認証機関の印章が伴います。

手続きには手数料や審査期間が必要になることがあり、提出先の要件を事前に確認することが大切です。

実務での使い分けのポイント

現場での使い分けはシーンごとに決まります。

内部の事務処理では原本照合の徹底が基本です。

一方、第三者に対して法的な証拠力を持たせたい場合や、正式な契約手続き、国外提出などでは原本証明を取得します。

次のポイントを押さえると混乱を防げます。

1つ目は提出先の要件を確認すること、2つ目は証明の取得にかかる時間と費用を事前に見積もること、3つ目はどの段階でどちらを使うべきかを社内でガイドライン化することです。

さらに注意点として、原本照合だけで満足せず、必要に応じて原本証明を合わせて取得するケースが多い点を覚えておくと良いでしょう。

以下は実務の要点を簡潔に整理したリストです。

• 原本照合の定義
  原本照合は原本と写したコピーの内容が一致しているかを確認する作業です。署名の位置や押印の有無、表記ゆれなどを一つずつ照合します。
• 原本証明の定義
  原本証明は原本の正確さと写しの正確さを公式に認証する公的な手続きです。公証人や機関が関与し、証明書が発行されます。
• 使い分けのポイント
  内部確認には原本照合を、第三者への証明が必要な場面には原本証明を使います。必要に応じて両方を取得するケースも多いです。

このように原本照合と原本証明は役割が分かれており、混同しないことが大切です。

提出先の要件を最初に確認して、適切な手続きを選びましょう。

ピックアップ解説

友達同士の雑談風に深掘りします。A「原本照合って何？」 B「原本と写しを比べて中身が同じかを確かめる作業だよ。署名の位置や押印まで見ちゃうんだ。」 A「じゃあ原本証明は？」 B「それは別。公証人が正式にこの原本が本物だと認める手続きで、第三者に対する証拠力が生まれるんだ。」この会話のように、照合は内部確認、証明は外部認証の役割を持つんだよ。

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