在職証明書と職歴証明書の違いを徹底解説！ケース別の使い方と注意点

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在職証明書と職歴証明書の違いを理解しよう

このTopicは、就職活動や留学・ビザ申請、住宅の賃貸契約など、さまざまな場面で必要になる「在職証明書」と「職歴証明書」の違いを正しく理解することから始まります。似た名前の書類ですが、目的や証明対象、発行元、使われ方には大きな差があります。この記事では、中学生にも分かるように、両者の基本的な意味、実務的な使い分け、発行の手順、注意点を丁寧に解説します。

まずは、名前だけでは見えづらい本質を整理し、次に具体的なケース別の使い方へと進みます。読み進めるほど、どの書類を準備すべきか、誰に依頼するべきかが明確になるでしょう。

なお、実務では各機関の要件が異なるため、提出先の指示をよく確認することが最初の一歩です。

在職証明書とは何か

在職証明書は、現在その会社に在籍している事実を公式に証明する書類です。発行元は通常、会社の人事部または総務部で、氏名・所属部署・職位・雇用開始日などの基本情報を記載します。退職済みかどうかを問わず、現在在籍している状態を明示する点が特徴です。

用途としては、金融機関の融資審査、賃貸契約、ビザ申請、奨学金の審査など、現在の雇用状態の安定性を確認する場面で使われます。文面には、問い合わせ先の連絡先や署名・捺印が付くことが多く、正式な紙またはPDF形式で提供されることが一般的です。

注意点として、退職している人には適用されません。発行時には、提出先が求める情報形式（日本語のみ・英語併記・原本・コピーなど）を事前に確認することが重要です。

実務上は、証明対象の氏名・生年月日・所属部署・開始日・現職の有無などを正確に記載する必要があります。多くの場合、金融機関や不動産業者は英文併記を求める場合があるため、必要であれば翻訳を別途用意します。

職歴証明書とは何か

職歴証明書は、過去の勤務歴を客観的に証明する書類です。発行元は元の雇用主の人事部・総務部が中心ですが、退職後にも発行してくれるケースがあります。主な内容としては、氏名・企業名・勤務期間（入社日・退社日）・担当業務・役職・在籍時の業務内容の要約などを含みます。これは「過去の就労経験の裏付け」を目的としており、転職活動・海外就労・留学・金融審査など、履歴全体の信頼性を示す場面で活用されます。

在職証明書と違い、退職日が明確に記載されるのが一般的で、場合によっては退職理由の記載を求められることもあります。英語など他言語での併記を求められることも多く、翻訳付きで提出するケースが増えています。発行手続きは元雇用主の窓口に依頼しますが、退職後でも対応可能か事前に確認すると安心です。これにより、学歴や資格と同様に、個人の履歴を正確に示す信用の根拠として機能します。

違いのポイント

在職証明書と職歴証明書の最も重要な違いは、証明対象と用途です。在職証明書は「現在在籍していること」を証明する書類で、退職していない人に限定されます。職歴証明書は「過去の勤務歴」を証明するもので、退職済みの人にも発行されることが多いです。

用途の観点では、在職証明書は現在の雇用の安定性を示す必要がある融資・賃貸・ビザなどの手続きで使われやすいです。一方、職歴証明書は履歴の裏付けとして、転職活動・海外就労・教育機関の審査・金融審査など、過去の職歴を証明する場面で用いられます。

内容の違いとして、在職証明書には現在の部署・役職・雇用形態・雇用開始日などが主に記載され、退職日が未記載または「現在在籍中」と表現されることが多いです。職歴証明書には入社日・退社日・担当業務・実績など、過去の具体的な期間と業務内容が中心です。

共通点として、いずれの書類も正確性と信頼性が最優先され、虚偽の記載は法的リスクにつながる可能性があります。依頼時には提出先の要件を事前に確認し、必要情報だけを正確に盛り込むことが重要です。

<table> <th>項目 在職証明書 職歴証明書 対象 現在在籍中の従業員 過去の勤務経験者または退職済みの人 主な用途 融資審査・賃貸・ビザなど現在の在籍を証明 就職活動・海外就労・学術・金融審査の履歴証明 記載内容 氏名・部署・職位・開始日など（退職日未記載が多い） 入社日・退社日・担当業務・実績など 発行元 会社の人事部・総務部 元雇用主の人事部・総務部 table>

取得の実務ポイント

証明書を取得する際の基本フローを知っておくと、手続きがスムーズに進みます。まず提出先の要件を確認します。次に、誰が依頼窓口になるかを確認し、所属部署（人事部・総務部）へ依頼します。依頼時には、正確な氏名・生年月日・在籍期間・必要な情報（例: 部署名・職位・業務内容・実績の要約）を伝え、フォーマットの指定（紙・PDF、英語併記の有無、原本・コピーの要件）を確認します。

依頼後は通常1～5営業日程度で発行されることが多いですが、繁忙期には日数がかかる場合があります。急ぎの場合は「急ぎ対応可能か」「追加料金の有無」を事前に問い合わせ、可能なら期限を明確に伝えると良いでしょう。発行後は必ず内容を確認し、誤字脱字がないか、記載情報が提出先の要件と一致しているかをチェックします。必要に応じて翻訳を追加で用意するケースもあります。

よくある誤解と注意点

よくある誤解として、「在職証明書は退職してからでも出せる」「職歴証明書は給与の額まで含むべきだ」などがあります。実際には、在職証明書は現在在籍が前提であり、退職後には通常使えません。また、給与の額を必ず記載する必要はなく、機関によっては記載しない場合もあります。

さらに、書類の正式性には“会社の公式レターヘッド、署名・捺印、発行日”などが必要です。オンライン申請や電子署名の可否、翻訳付きの提出要件など、提出先の規定に従うことが重要です。偽りの情報や不正改ざんは法的リスクになる可能性があり、信頼性のある情報のみを正確に記載しましょう。表現方法にも注意が必要で、専門用語の使い方が提出先によって変わることがあります。

ピックアップ解説

街の喫茶店で、在職証明書と職歴証明書の話題が出たときの雑談風トーク。ユウは現在の職を証明する在職証明書がどう使われるかを質問し、ミナは退職済みの人でも職歴証明書が役立つ場面があることを丁寧に解説してくれる。二人の会話を追うと、実務のコツや、必要な情報、翻訳の有無など、実際の現場で役立つヒントが自然と分かるようになっています。

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