受領印と領収印の違いを徹底解説：実務で使い分けるコツと落とし穴

---

受領印と領収印の違いを徹底解説：実務で使い分けるコツと落とし穴

受領印と領収印は日常のビジネス文書でよく登場する印ですが、それぞれ意味と役割が異なります。まず受領印は受領の事実を正式に認める印です。納品書や荷物の受領時に押されることが多く、法的な証拠としての性質は限定的であることが一般的です。一方で領収印は代金がその場で支払われたことを示す証拠として機能します。領収書自体が支払いの証拠となり、会計処理や税務上の根拠として価値が高くなります。これらの違いを理解していないと、後からこの文書は支払い済みかどうかが不明だと混乱が生まれることがあります。さらに現場の運用次第で印鑑の信頼性や責任の所在が問われることもあり、印鑑の種類の違いだけでなくどの書類にどの印を使うべきかという判断自体が重要になります。受領印は主に受領の事実の証拠を目的とします。対して領収印は支払いの確認を目的とします。両者を混同すると経理の照合や監査時の指摘につながるリスクが高まります。ここから使い分けの実務的なコツと具体例をじっくり見ていきましょう。

使い分けの基本は文書の性質と証拠の目的を合わせることです。発送時には受領印を、代金支払い後の領収書には領収印を使うのが鉄則です。具体的には宛名と日付を明記し、受領印には受領者の署名または印を組み合わせると信頼性が高くなります。領収印には金額日付宛名をきちんと記し、印影の保管と紛失対策をセットで運用します。電子書類の場合は電子署名や電子印の適用ルールを用意し、紙と電子の両方で整合性を保つことが重要です。実務では現場の運用ルールを定め、書類保管期間や改ざん防止の対策もセットにします。税務上の証拠価値を高めるためには、印影の統一、日付の表記揺れの回避、金額欄の記入漏れ防止といった細かな点にも気を配る必要があります。

印の名称	主な役割	よくある使い方
受領印	受領の事実を示す証拠	納品書、荷物の受領サイン、資料の受け取り
領収印	支払い済みの証拠	領収書の押印、請求書の支払い欄

実務での使い分けのポイントと落とし穴

現場で失敗しないためのポイントは、金額の有無と文書の性質を切り分けることです。受領印は受領が確定した事実を示すだけであり、金額の大小には直結しません。領収印は金額と支払いの履歴を結びつける証拠であり、請求額が正確に支払われたことを示します。最大の落とし穴は混同による経理の齟齬です。印鑑の紛失・偽造・複製を防ぐ仕組みを社内で整え、運用規程として印影の取り扱い手順、閲覧・保管場所、定期的な監査を設定しましょう。

また、紙と電子の両方で取引を扱う場合は電子署名の適用範囲を明確にし、印の追跡性を高めることが重要です。

実務でよくあるケースとしては小売業の納品時の受領印と、飲食店等の代金支払い時の領収印などが挙げられます。これらのケースを社内資料に落とし込むことで新人教育もスムーズになり、監査時の質問にも自信をもって答えられるようになります。

ピックアップ解説

受領印というと難しく聞こえるけれど、実はとても身近な話。私が初めて現場で受領印を使ったとき、渡された納品書に印を押すだけで「この荷物は私が受け取りました」という事実を証明できるんだと気づいた瞬間、印鑑の力に感心した。受領印は支払いの記録とは別の段階の確認で、物や書類が確実に相手に渡ったことを示す証拠。対して領収印は代金を受け取ったことを示す証拠で、会計上の根拠になる。なので同じ場面で混ぜてしまうと後で経理が困る。私たちの会社では納品時は必ず受領印、支払い時は領収印を使うルールを徹底している。印影の保存場所も決め、誰がいつ押したかを追えるようにしている。こうした日常の小さな習慣が、将来の監査での安心につながるんだと実感した。

---