outlook 保存形式 違いをわかりやすく解説：どの形式を選ぶべきか徹底ガイド

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outlook 保存形式 違いを徹底解説：あなたに合う形式を見つけるガイド

Outlook の保存形式には複数の選択肢があり、どれを選ぶかで後の作業効率やデータの移行のしやすさが変わります。

メールだけではなく、カレンダーや連絡先、ノートなどの情報も一つのファイルにまとまる PST、オフラインでも閲覧ができ、同期が必要なのが OST、個別のメールをそのまま共有したいときの MSG、他のメールクライアントでも開ける EML、ウェブ表示用の HTML、簡易な保存の TXT、テンプレートとして使える OFT など、選択肢は豊富です。

まずは“何を保存したいか”を整理しましょう。長期保存が目的なら PST、オフライン作業が多いなら OST、単一メールの共有には MSG、クライアントの違いを越えて開きたいなら EML、公式な雛形を作るなら OFT というように、用途別に分けると迷いづらくなります。

このガイドでは、各形式の使い道と長所・注意点を分かりやすく整理します。

また、実務での運用を想定した「いつどの形式を選ぶべきか」の判断フローを最後にご紹介します。

さらに表で主要な形式の違いを比較しますので、実務の現場ですぐ役立つ内容にしています。

さっそく自分の業務に合わせた保存術を見つけていきましょう。

表で見る保存形式の違いと使い分けのイメージ

以下の表は代表的な形式の比較です。

用途、拡張子、保存の性質、注意点を一目で確認できます。

この表を覚えるだけで、保存時の迷いが大幅に減ります。

e>形式拡張子用途長所注意点PST.pstメールデータ全体の保存一つのファイルで管理、移行が楽大容量化しやすい、バックアップが重要OST.ostオフラインでの閲覧・作業オフラインでもアクセス可能サーバーと同期が必須MSG.msg個別メールの保存他の環境へ渡しやすい複数保存するとファイルが増えるEML.eml他のメールクライアントで開く互換性が高いOutlook の機能は限られることがあるHTML.htmlメールのウェブ表示保存フォーマットを保持、ウェブで開きやすい添付が別扱いになることがあるTXT.txtプレーンテキストの保存軽量、どの環境でも読める書式や画像は失われるOFT.oftテンプレートとして保存新規メッセージの雛形用途限定

この表を見れば、どの保存形式が現在のあなたのニーズに適しているかを素早く判断できます。例えば、あなたが複数のメールを一つのファイルで長期保存したい場合は PST が定石です。一方、オフラインで作業することが多く、ネットワーク接続が不安定な環境なら OST が便利です。個別のメールを相手に送る機会が多い人は MSG、他のソフトで開く必要があるメールを取り扱う人は EML が有利です。HTML 形式はウェブ表示に近い表示を保ちつつ添付ファイルの扱いを工夫しやすく、TXT は最も軽量で扱いやすい性質を持っています。

なお、実務では一つのデータを複数の形式で保存しておく「使い分けのルール」を作るとよいでしょう。

例えば、長期のアーカイブには PST、日々の作業は OST、クライアントへ渡すメールは MSG で保存、資料作成時には HTML や TXT を活用する、という具合です。

こうすることで、状況に応じたファイル選択が速くなり、データの破損リスクも低減します。

実務での使い分けと具体的な手順のヒント

現場の運用では「保存する目的」と「共有する相手」を明確にすることが最初のステップです。

まずは保存目的を三つに分けて考えましょう。

①アーカイブ用：長期保存、検索性と一元管理を重視 → PST を検討
②オフライン作業用：インターネットに接続できない状況でも作業が必要 → OST を活用
③共有・移行用：他の人や他の環境で開くことを想定 → MSG/EML/HTML の組み合わせを使う

次に「実際の操作手順」です。

保存するメールを選択して右クリック → 保存 As（保存先を選択）→ 拡張子を選びます。

PST はメールフォルダ全体をエクスポートする場合に適しており、個別メールを保存する場合は MSG／EML を選ぶと実務上の利便性が高いです。

もし同期の切替が必要なら OST へのキャッシュ設定を見直す、同期の頻度を調整するといった小さな工夫が効果を生みます。

ピックアップ解説

PST の深掘りは、保存対象を絞るよりも、どう活用するかの視点を持つことだと思う。全体を一つの箱に入れておくと管理は楽だが、箱が重くなると探すのが大変になる。私は実務で、PST は背景の全体像を保つ“母箱”として、個別のメールは MSG で別保存する運用を勧める。こうすることで、整理と共有が両立する。

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