受領印と承認印の違いを知ると仕事が変わる！用途・効力・見分け方を分かりやすく解説

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受領印と承認印の違いを徹底解説

受領印と承認印は、見た目は似ていても「何を証明するか」がまったく違います。受領印は“誰かがその物や紙を受け取りました”という事実を証明する印であり、承認印は内容を確認し、承認・権限を示す印です。この違いを正しく理解することは、請求書、契約書、配送伝票などを扱う日常の業務でとても役立ちます。誤って承認印を押すと、内容の修正や追加の手続きが必要になり、プロジェクトの進行に遅れを招くこともあるからです。以下で、具体的な使い分けと押印のコツを詳しく解説します。

続きを読むべき要点をしっかり押さえましょう。

まずこの二つの印がどんな場面で使われるかを整理します。

そもそも印鑑の役割と歴史

日本では印鑑の歴史が長く、紙の信頼性を高める道具として発展してきました。実印・認印・代表者印など、役割の違いを使い分けることで組織の権限と責任の境界を明確にします。受領印は“受領の証拠”であり、承認印は“意思決定の証拠”です。印を押す人には責任があります。誰が押すのか、どんな場面で押すのかを事前に決めておくことが大切です。歴史的には、紙と印鑑の結びつきが商取引の信頼を支えてきました。現代でも、デジタル化が進んでも印の役割は根強く残っています。

印鑑を巡るルールは会社ごとに異なるため、就業規則や社内の承認フローを確認する癖をつけましょう。

日常の実務での使い分けの実例

実務での基本ルールは、「受領印は渡した事実を、承認印は内容を承認した事実を表す」という点です。例を挙げます。

例1：配送伝票や納品書には受領印を押します。これにより、荷物が確かに届いたことを後から証明できます。

例2：契約書や重要な見積書、経費申請には承認印を押して決裁を示します。これがなければ取引を前に進められません。

例3：社内の権限が移動するときは、承認印の管理者を事前に指定し、印鑑の貸出・返却の手順を明確にします。

下記の表は、代表的な使い分けを短く整理したものです。

<table><th>項目受領印承認印目的受領を証明内容を承認・権限の証明場面配送伝票・納品書・領収書等契約書・請求書・経費申請・社内決裁法的効力証拠力はあるが内容の承認を意味しない内容の承認と意思決定の表明table>

このように、場面ごとに使い分けることで「誰が」「何を」決裁・承認したかを明確にできます。印鑑の適切な管理と押印手順の統一」が、ミスの防止と業務の円滑化につながります。日常のルールとして、押印前には必ず中身を確認し、必要であれば修正指示を受け取ってから印を押す癖をつけましょう。これが、信頼できるビジネス文書の第一歩です。

印の取り扱いは企業の信用にも直結します。

最後に、印鑑制度は法的拘束力を持つものではなく、契約の実務上の手続きとして使われる点を忘れずに。

ピックアップ解説

学校の図書室で友達が『受領印と承認印、結局どう違うの？』と訊いてきた。私はノートを開き、実務の話に切り替えて説明した。受領印は“受け取った事実”の証明で、届け物や紙の受け渡しの場面で使われるだけ。承認印は内容を確認・承認する権限を示す。文房具屋の販促カタログにも、印鑑の用途の違いがまとまっている。ポイントは、印が押される人と場を意識すること。誰が押すのか、どんな場面で押すのかを事前に決めておくことが大切。印鑑のルールを守れば、クラスの活動でもトラブルが減るはずだよ。

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