上申書と陳述書の違いを徹底解説！用途・書き方・使い分けのコツを中学生にも分かりやすく

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上申書と陳述書の基本的な違いを押さえる

「上申書」と「陳述書」は、似ている名前ですが使われる場面や目的がはっきり異なります。上申書は自分の意見や事情を相手に伝える文書で、学校の教育委員会や企業の管理部、行政の窓口などに出します。結論としてお願いしたいことや改善してほしい点をはっきり書くのが基本です。読んだ人がすぐに要点をつかめるよう、導入部分で要点を示し、理由の説明を順序立てて並べると伝わりやすくなります。

陳述書は事実関係を記録・証言する目的の文書で、裁判手続きや調査の場面でよく使われます。ここでは「何が起きたのか」「いつ」「どこで」「誰が関係していたのか」をできるだけ正確に記録することが大切です。主観的な感想よりも「事実」と「根拠」を中心に構成し、証拠がある場合は日付や資料名を添付します。読者が現場の状況を理解できるよう、具体性と客観性を両立させることが重要です。

一般的な違いを三つの観点で整理すると、第一に目的の違いです。上申書はお願い・主張の提出、陳述書は事実の説明・証言です。第二に書き方の違いです。上申書は自分の立場を明確にする表現、陳述書は時間軸と事実の並列が基本です。第三に提出先の違いです。学校や企業内部の窓口と、裁判所・調査機関などの公的機関では求められる信頼性や書式が違います。

• 何を主張したいのかを最初に決める
• 具体的な日付・場所・関係者を正確に書く
• 丁寧な言葉遣いと中立的な表現を使う
• 証拠がある場合は添付資料の番号を明記する

用途と提出先の違いを具体的な場面で見る

具体的な場面を想像すると分かりやすいです。たとえば部活の練習時間を変更してほしいと考えたとき、上申書を出す場面が多いです。提出先は校長先生や部活動の顧問、場合によっては教務課などです。ここではなぜ必要かを理論的に説明することが重要です。次に、欠席日などの事実関係を説明したいときには陳述書が適しています。時系列での記録と証拠の有無を詳しく書くことで、第三者が理解しやすくなります。

行政機関での提出を想定すると、上申書は要望を伝える窓口として受理され、陳述書は事実関係の裏付けとして評価されます。提出前には、機関の指示に従い書式や必要な添付資料を確認することが大切です。こうした点を押さえると、用途に適した文書を作成でき、相手に伝わる力も高まります。

このような場面を想像することで、どちらの文書を選ぶべきかの判断材料が見えてきます。基本は相手が何を求めているのかを読み取ることです。もし指示が曖昧な場合は、事前に問い合わせて確認するのが無難です。読者が実際の場面で迷わないよう、重要なポイントを整理しておくと安心です。

実際の書き方のコツと注意点

文章を作るときには、まず結論を一文で明確にします。上申書なら何を達成したいのか、陳述書なら事実のポイントは何かを最初に伝えましょう。続いて理由や背景を丁寧に説明します。結論を最初に示すことは読み手が要点をすぐに掴むための基本です。事実を述べるときには、日付や場所、関係者の氏名などの具体情報を正確に記載します。必要であれば証拠となる資料の番号を付け、別紙として添付することも大切です。

上申書と陳述書の共通ルールとして、丁寧な言葉遣いと読みやすい段落構成があります。難解な漢字は避け、平易な言葉で説明します。読み手が求める情報が何かを考え、書く前に要点を紙に書くと整理しやすいです。感情的な表現を控え、客観的な語り口を心がけることが信頼性を高めます。証拠がある場合は別紙に添付するか、資料の番号を本文中に示すと分かりやすくなります。

実務的なコツとして、段落を適度に分け、読みやすさを重視しましょう。目立たせたいポイントには太字を適度に使うと効果的です。ただし多用しすぎると逆効果になるので、重要な点だけに絞って使います。最後に、提出前には再読とチェックリストを活用し、綴りミスや日付の誤記がないかを確認します。以上の点を守るだけで、上申書・陳述書の質は大きく向上します。

ピックアップ解説

友達と昼休みにふとこのテーマの話題になったとき、私はこう感じたんだ。上申書と陳述書は“お願いの仕方”と“事実の伝え方”が違うだけでなく、相手に伝わる“説得の仕方”まで変えてくる道具なんだと。私が授業で体験した例を挙げるなら、部活の練習時間を増やしてほしいときは上申書で理由と影響を丁寧に伝える。事故の時間や場所、誰が何を言ったかを正確に並べる必要がある場面は陳述書。そう考えると、書く前に自分が何を求めているのか、そして相手にどう伝えれば理解してもらえるのかを意識することが大切だと気づく。彼らが求める情報を先に想定する練習をすると、作文もずっと楽になると実感した。

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