在職証明書と就業証明書の違いを徹底解説｜混乱しがちなポイントをわかりやすく

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在職証明書と就業証明書の基本的な違いを分かりやすく解説

在職証明書と就業証明書は似ている名前ですが、実際には「誰が」「何を」証明しているかが違います。

この違いを知っておくと、転職活動やビザ申請、金融機関での審査、学校の手続きなど、場面ごとに適切な書類を選ぶことができます。

まず基本から整理すると、在職証明書は「現在その会社に在籍していることを示す証明」です。

一方、就業証明書は「過去または現在の就業履歴・仕事内容・雇用状況をまとめた証明」です。

この違いは、 あなたが何を証明したいのか、どこへ提出するのかによって重要度が変わります。

では、具体的にどんな場面でどちらを使うのかを、身近な例を交えながら見ていきましょう。

（以下を読むと、発行元・記載内容・有効期限・取得の手順・注意点が整理できます。）

現実のシーンでどう使い分けるべきかと注意点

実務的には、在職証明書と就業証明書を使い分ける場面が多くなります。

会社が経営方針を変えて在職期間が長くても「現在の雇用状況を正確に反映する」には在職証明書が適しています。

逆に「過去の勤務期間・役職・業務内容」を証明したい場合は就業証明書が適用されることが多いです。

また、金融機関や官公庁、教育機関、外国の機関など、提出先によって求められる情報の範囲が異なるため、発行先に確認して正しい書式を選ぶことが重要です。

このとき、提出先の正式名称・宛名・提出期限などの条件を事前に確認すると、再発行の手間を減らせます。

以下の表は、主な違いを一目で比べられるようにまとめたものです。

項目	在職証明書	就業証明書
発行者	在籍企業の人事部・総務部	雇用主（現職または元雇用者）
記載内容	現在の雇用状態・所属部署・職位・在籍期間	勤務期間・役職・仕事内容・雇用状況の概要
用途	在職の事実を証明するための場面で使用	就業履歴・勤務内容を証明する場面で使用
有効期限	発行日からの有効要件がある場合あり	提出先の要件に準じる
取得方法	人事部へ申請・オンライン発行が一般的	雇用主へ依頼・退職後も発行される場合あり

結局のところ、自分がどの情報を誰に証明したいかが分かれば、どちらを選ぶべきかはすぐに判断できます。

もし迷ったときには、提出先へ直接問い合わせるのがいちばん確実です。

最後に、手続きの流れをまとめると、①提出先の要件を確認、②必要な情報を準備、③発行元に申請、④受け取り・提出という順序になります。

この順番を守れば、書類の不備での再提出を避けられます。

ピックアップ解説

友達との雑談風に言うと、在職証明書と就業証明書は“居場所を示す紙”か“これまでの足あとを並べた紙”かの違いだね。
在職証明書は今この場所にいるよ、という現在形の居場所証明。
就業証明書は過去の職歴を含む履歴書のような履歴の集合体。
だから、ビザを取る時は居場所を証明する在職証明書が刺さることが多いし、退職後も使える実績を示したい時には就業証明書が活躍するよ。
要は、提出先が「今の会社にいる証拠」を欲しがるなら在職証明書、過去の勤務内容も含めて“作業の履歴”を見せたい時には就業証明書を選ぶ、それだけの話さ。
僕らのような一般人には、難しく感じる言葉の裏側を理解して、困った時にどちらを出すべきか選べる力を養うのが大事だね。
この知識があれば、手続きの場面で迷子にならず、スムーズに進むはずだよ。

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