勤務証明書と就労証明書の違いを徹底解説｜どちらをいつ使うべき？

---

勤務証明書と就労証明書の違いをざっくり把握

勤務証明書は、あなたが今どの会社で働いているかを正式に証明する書類です。発行者は多くの場合、所属先の人事部や総務部です。文面には通常、氏名、部署、職位、雇用形態、在籍期間、出勤状況、そして必要に応じて最近の勤務実績が記載されます。給与額を必ずしも記載するわけではなく、“在籍している事実”を客観的に示すことが主目的です。住宅ローンの審査や賃貸契約、教育機関の手続きなど、身元の証明として使われる場面が多いのが特徴です。

次に就労証明書は「現在、就労可能であること・勤務していること」を示す書類として扱われます。こちらは雇用元が就労状態を判断する目的で発行するため、内容がやや実務寄りになることが多いです。職務内容、勤務日数・時間、雇用形態、場合によっては給与の目安や賞与の有無、そして勤務の継続性を示す情報が含まれることがあります。特に長期の在留資格申請や失業給付、海外転勤の手続きなど、「就労の実態と継続性」を裏付ける役割が強い点が大きな特徴です。

以上の違いを踏まえると、両者は同じ職場発行の文書でも、意図する証明内容と使われる場面が異なります。雇用元に依頼するときは、必要な情報と用途を事前に伝えることが重要です。なお、発行手数料の有無・発行日数は企業の運用により異なるため、申請前に確認しましょう。実務では、受け取る側の求めるポイントを満たすよう、必要な情報が漏れなく記載されているかを確認するチェックリストを使うと安心です。

使い分けのポイントと実務の手順

使い分けを実務的に考えると、まず申請先が何を求めているかを確認します。賃貸契約やローン審査では、勤務証明書の“在籍”を示す情報が主な要件になることが多いです。一方、ビザ申請や長期の就労証明が必要なケースでは、就労状態の継続性と実務内容を示す情報が重視されます。したがって、依頼時には必要な項目を相手に確認し、過不足の情報がないように準備することが成功のコツです。

発行手順も、基本は同じです。就労証明書は雇用元の人事部が作成し、担当者の署名・捺印・社印を要します。勤務証明書も同様ですが、証明の趣旨が異なる点を添え書きで明示することがよく求められます。発行までの目安日数は企業ごとに異なるため、余裕を持って申請しましょう。以下の表は、よくあるケースの違いと使い分けの目安をまとめたもの。

<table>項目勤務証明書就労証明書主な目的在籍の証明、身元確認就労状態と継続性の証明記載内容の傾向氏名、部署、雇用形態、在籍期間、出勤状況など職務内容、勤務日・時間、雇用形態、就労状況、給与の目安等発行元人事部・総務部人事部・総務部主な用途賃貸、ローン審査、学校等ビザ・在留資格、失業給付、海外転勤関連有効期間の目安提出先の要件次第提出先の要件次第table>

簡単なチェックリストを使うと、必要な書類を準備しやすくなります。例えば、提出先が「在籍証明」を重視している場合は、在籍期間と勤務状態の正確さを最優先で確認します。逆に「就労の継続性」を問われる場合は、職務内容と勤務日数・時間の整合性を重視します。最後に、申請前には担当窓口へ連絡して、提出形式と押印要件を確認する習慣をつけましょう。

実務上の注意点として、発行依頼の際には以下の情報を用意しておくとスムーズです。氏名・生年月日・所属部署・役職・雇用形態・入社日・現在の勤務状況・提出先の名称・提出用途・提出期限などをリスト化して伝えると、誤解が生じにくくなります。必要に応じて、添付資料の有無も併記しておくと良いでしょう。これらをきちんと整えることで、申請後のやり取りが短縮され、結果としてスムーズな手続きにつながります。

ピックアップ解説

ある日の放課後、部活仲間のリョウが急ぎの書類準備で困っていました。彼は新しいアパートの契約を結ぶために勤務証明書が必要だと言われ、同時に就労証明書も求められる場面に遭遇しました。私たちはまず自分の身近な経験を思い出し、どちらの証明書が何を示すのか、どういう場面で役立つのかを話し合いました。
就労証明書は“就労の継続性”と“実際に働いている状況”を裏付けるものだと理解しました。勤務証明書は“在籍している事実”を示す証明で、賃貸契約などの身元証明に向くという結論に達しました。
この会話をもとに、彼は申請先に必要な情報を整理して伝えることができ、無事に書類を発行してもらえました。証明書の使い道が異なるだけで、準備する情報の整理方法は大きく変わらないのだと実感しました。

---