記載事項・記載内容・違いの基礎を徹底解説｜中学生にもわかるわかりやすい解説記事

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記載事項と記載内容の基本を理解する

ビジネスの場面や学校の提出物では記載事項と記載内容という言葉をよく見かけますが、初めて聞く人にはその違いが分かりにくいものです。

ここでは中学生にも分かるように、二つの用語の意味と使い方を丁寧に整理します。まず記載事項は“書かなければいけない項目の名前のリスト”です。たとえば申請書なら氏名住所電話番号生年月日などが並びます。次に記載内容はその項目に入る“実際の情報”のこと。氏名が田中太郎、住所が東京都○○区○○町といった具体的な値がそれにあたります。

この二つを区別しておくと後で修正したり伝えるときに役立ちます。記載事項が揃っていなければ提出自体が不成立になることがあり、記載内容が不正確だと誤解を生みやすいです。学校の出席カードや各種申請書のような場面では、まずどの項目を用意するかを決め、その項目ごとに何を書くかを決めていくと整理しやすくなります。契約書や各種届出ではこの区別が特に大切で、記載事項が欠けていると法的な問題につながることもあります。

実践のコツとしては、(1)提出物をはじめに項目リストとして作成する、(2)各項目に対して実際の内容を追記する、(3)提出前に他の人にチェックしてもらう、の三つを覚えておくとよいです。これらを繰り返すと、どんな資料でも「何が足りないか」「何を書けばよいか」がすぐに見えるようになります。記載事項と記載内容の違いをはっきり区別できれば、読み手が情報を正しく受け取りやすくなり、あなたの文章が伝わる力を増します。

違いを日常の例で見つける

具体的な身近な場面での違いを見ていきます。例えば学校の提出物では記載事項として氏名住所電話番号などの項目が列挙され、各項目には実際の情報を埋めていきます。記載内容はその項目に入る情報の実物です。田中太郎という氏名や東京都の住所といった具体的な値がそれに該当します。これを混同すると、提出物を読んだ人が混乱したり誤解を生んだりします。こうした混乱を防ぐには最初に記載事項のリストを作成し次に各項目に対して記載内容を埋める作業を丁寧に行うことが重要です。

次に例として契約書を挙げてみましょう。記載事項には当事者の氏名住所契約日目的金額などが含まれ、記載内容には具体的な氏名や住所や契約日や金額が入ります。表のように整理すると理解が早く、後で更新や修正を行うときにも役に立ちます。下の表は記載事項と記載内容の関係を視覚的に示すものです。

この関係を覚えるだけで、初めての文書でも「何を書けばいいのか」がすぐに分かるようになります。

用語	意味	例
記載事項	書くべき項目の名前のリスト	氏名 住所 電話番号 生年月日
記載内容	各項目に入る具体的な情報	田中太郎 東京都新宿区 090-1234-5678 1990年1月1日
違い	意味の差と適用の違い	項目名と実際の値の関係を理解する

このように表や具体的な例を用いると、言葉の意味の差が見えやすくなります。難しく感じるときは、まず自分が関わる文書を一つ選び、そこに出てくる記載事項をリストアップします。その後、各項目の記載内容を埋めていく練習を繰り返すと、自然に理解が深まります。最後に、記載事項と記載内容の二つの視点を使い分ける癖をつけると、文章の組み立て力が向上します。

ピックアップ解説

記載事項について友達と話しているときの雑談を思い出します。記載事項は提出物の設計図のように書くべき項目の名前を並べる作業で、記載内容はその項目に入る具体的な情報です。就職の応募用紙を例にすると記載事項には氏名住所電話番号などが並び、それぞれの項目に入る記載内容は山田太郎や東京都港区などの実際の値です。二つを分けて考えると何を集めればよいか何を書けばよいかがはっきり見え、間違いを減らすコツになります。

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